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湖南城市学院档案馆档案利用须知
2016-02-26 16:01   审核人:

一、 文书类档案

1、文书非涉密档案:

查阅程序:说明用档原因、用户资格审查、填写查阅登记表即可。

借阅程序:说明用档原因、用户资格审查、填写借阅登记表,报立卷部门领导签字同意后方可。

2、文书涉密档案:

仅限涉密人员查借阅利用,程序同上。

二、会计、基建、科研、设备、实物类档案

利用原则:一般情况下,各部门只能按程序利用本部门上交档案,利用非本部门上交档案,需填写档案利用申请表报档案移交部门领导或分管领导签字同意。

1、查阅程序:说明用档原因、用户资格审查、填写查阅登记表即可。查阅会计档案还需去计财处获取所查会计凭证的凭证号,并加盖计财处凭证号提供科室的公章。

2、借阅程序:说明用档原因、用户资格审查、填写借阅登记表报立卷部门领导或分管领导签字同意后方可。借阅会计档案还需去财务处获取所需会计凭证的凭证号,并加盖计财处凭证号提供科室的公章。

三、教学、学生类档案:

1、办理学籍材料程序(含复印学生成绩、毕业生登记表)

办理者须出示本人有效证件,代办人除出示本人有效证件外,还应出示委托人的授权委托书及委托人身份证、学历或学位证复印件。

2、办理学历认证或证明程序(含复印新生录取名册、获取毕业证、学位证编号或开具证明等)

①来我馆核实学历/学位的个人,需携带本人有效身份证及本人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,方可进行认证或开具证明;若委托他人办理,除以上材料外还需代办者出示本人身份证及当事人的授权委托书。

②来我馆核实学历/学位的单位,须持单位介绍信、来办人员有效身份证及需开具证明材料人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,方可进行认证或证明。

3、学历学位证补办程序

档案馆不能直接补办相关毕业证明,但在补办学历学位证之前,可按学籍材料办理程序申请复印新生录取表及毕业生名册,到相应部门办理,统招本科生到教务处学籍科补办,成教自考生到学校继续教育学院办理。

湖南城市学院档案馆

2016年2月25日

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